Что такое учетно фондовая документация

## Что такое учетно-фондовая документация?

Учетно-фондовая документация — это совокупность документов, отражающих финансово-хозяйственную деятельность организации. Она включает в себя бухгалтерские документы, финансовую отчетность и другие документы, содержащие информацию о хозяйственных операциях и финансовом положении предприятия.

Главная цель учетно-фондовой документации заключается в обеспечении достоверного и своевременного учета всех хозяйственных операций, а также формировании полной и достоверной финансовой отчетности.

### Виды учетно-фондовой документации

Учетно-фондовая документация классифицируется по различным признакам:

**По юридической силе:**

* **Первичные документы** — это документы, которые фиксируют факт совершения хозяйственной операции (например, накладные, акты, квитанции).
* **Сводные документы** — это документы, в которых обобщаются данные первичных документов (например, журналы-ордера, ведомости).
* **Документы бухгалтерской отчетности** — это документы, содержащие обобщенную информацию о финансово-хозяйственной деятельности за определенный период (например, бухгалтерский баланс, отчет о прибылях и убытках).

**По месту составления:**

* **Внутренние документы** — это документы, составленные внутри организации (например, приказы, распоряжения, акты).
* **Внешние документы** — это документы, поступающие извне организации (например, счета, договоры, накладные).

**По назначению:**

* **Бухгалтерские документы** — это документы, отражающие факты хозяйственной деятельности и предназначенные для учета и контроля этих операций.
* **Фронтовые документы** — это документы, оформляющие хозяйственные операции и служащие основанием для бухгалтерского учета.

**По периодичности составления:**

* **Разовые документы** — это документы, составляемые по факту совершения хозяйственной операции.
* **Периодические документы** — это документы, составляемые с определенной периодичностью (например, журналы-ордера, ведомости).

### Формирование учетно-фондовой документации

Формирование учетно-фондовой документации осуществляется в соответствии с установленными законодательством правилами и нормативами. Основными принципами формирования являются:

* **Документальная обоснованность** — все хозяйственные операции должны быть документально подтверждены.
* **Полнота отражения** — учетно-фондовая документация должна содержать полную информацию о всех хозяйственных операциях.
* **Своевременность отражения** — хозяйственные операции должны отражаться в учетно-фондовой документации своевременно.
* **Ретроспективность отражения** — учетно-фондовая документация должна обеспечивать возможность отражения хозяйственных операций ретроспективно.

### Хранение и уничтожение учетно-фондовой документации

Хранение и уничтожение учетно-фондовой документации осуществляется в соответствии с установленными сроками хранения, которые определены законодательством и нормативными актами.

**Сроки хранения:**

* Бухгалтерские документы — 5 лет.
* Финансовая отчетность — 5 лет.
* Ликвидационная документация — не менее 3 лет.
* Прочая учетно-фондовая документация — 3 года.

**Уничтожение:**

Уничтожение учетно-фондовой документации осуществляется по истечении установленных сроков хранения в установленном порядке, с соблюдением требований конфиденциальности.

### Автоматизация учета учетно-фондовой документации

В настоящее время широко используются программные продукты, автоматизирующие процесс учета учетно-фондовой документации. Автоматизация позволяет значительно сократить время и трудозатраты, повысить точность и достоверность учета, а также обеспечить более оперативный доступ к информации.

### Значение учетно-фондовой документации

Учетно-фондовая документация имеет большое значение для управления и развития организации, а также для государственного регулирования и контроля. Она является основным источником информации:

* Для составления финансовой отчетности.
* Для принятия управленческих решений.
* Для проведения аудита и ревизий.
* Для налогового контроля.
* Для судебных разбирательств.

### Вывод

Учетно-фондовая документация является основой для обеспечения достоверного и своевременного учета всех хозяйственных операций, а также формирования полной и достоверной финансовой отчетности. Автоматизация учета учетно-фондовой документации позволяет значительно повысить эффективность и прозрачность ведения бухгалтерского учета, а также обеспечить более оперативный доступ к информации, необходимой для принятия управленческих решений.